Как правильно организовать банкет

В последнее время гостиницы становятся для своих клиентов не только временным пристанищем, но и местом проведения праздников. Сегодня в залах отеля нередко проходят свадьбы, юбилеи и другие торжества. Проявление интереса клиентов к этой форме сервиса потребовало от гостиниц создания специальных банкетных служб и разработки собственных технологий организации подобных мероприятий.

Опытом в подготовке и проведении банкетов с нами поделилась Лилия Сугробова — директор по оперативному управлению и директор системы питания гостиницы »Ирис».

Суть нашего подхода к организации банкетов состоит в том, что мы любим своих клиентов и всегда стремимся сделать их праздник незабываемым. Каков бы ни был масштаб мероприятия — очередной день рождения или полувековой юбилей, свадьба или новогодняя вечеринка — и сколько бы средств на него ни было потрачено, мы помним, что любое событие в жизни является для гостя значительным. И впечатление от него во многом будет зависеть от того, как оно было организовано, то есть от нас.
Подготовка к банкету начинается с внимательного отношения к гостю. В тот момент, когда человек обращается в отель по вопросу проведения праздника, он только еще делает выбор: ищет место, где могло бы проходить событие, узнает о возможной стоимости мероприятия, о комплексе услуг его организаторов. Мы стараемся оказать гостю теплый прием и показать, что его здесь действительно ждут и готовы устроить праздник в соответствии с его пожеланиями и возможностями. Если решение принято и клиент остановил поиски на нашем отеле, начинается совместное планирование.
Прежде чем предлагать свои варианты проведения банкета, мы всегда слушаем гостя для того, чтобы наши рекомендации совпали с его представлением о том, каким он хотел бы видеть свой праздник. Оправдать ожидания клиента или в чем-то даже превзойти их — это наша главная задача, поэтому в процессе планирования-»законодательные» функции всегда остаются за гостем, а »совещательно-исполнительные» мы берем на себя. Пожелания клиентов могут быть самыми разными — начиная от общего представления о возможной форме проведения торжества и заканчивая воплощением конкретных идей с указанием всех деталей. Клиенты, планируя банкет, часто опираются на свой опыт или на праздничные »выдумки» друзей и знакомых. Как правило, они хотят повторить увиденное где-то или, наоборот, сделать нечто оригинальное, удивить будущих гостей. Мы обязательно принимаем во внимание все пожелания и даем рекомендации в соответствии с событием, возрастом и количеством гостей.
Фантазии организаторов и возможности клиентов во многом зависят от бюджета мероприятия. Цена, которую гость готов заплатить за банкет, играет в наших совместных творческих планах едва ли не самую главную роль. Материальная сторона подготовки праздника определяет дороговизну меню и напитков, варианты украшения зала, возможности организации развлекательной части вечера. По нашему твердому убеждению, цена должна соответствовать качеству. Мы всегда готовы найти решение для любого клиента, располагающего любым бюджетом. При этом наше стремление удовлетворить запросы гостя и сделать его праздник по-настоящему запоминающимся нисколько не зависит от его материальных возможностей.
В распоряжении наших клиентов есть шесть банкетных залов разного размера и дизайна, которые выбираются в зависимости от самого события, формы проведения мероприятия и количества приглашенных. У нас предусмотрен большой выбор разных банкетных меню, в том числе для полноценного обеда или ужина, фуршета или коктейля. Кроме базового предложения мы разрабатываем по желанию клиента специальное меню.
Процесс подготовки банкета может быть как быстрым — в течение двух-трех дней, — так и более длительным, основательным, если он начинается за два-три месяца до события. Конечно, во втором случае больше возможностей для идейного и практического планирования торжества, есть время для обсуждения спорных моментов, регулирования каких-то технических вопросов.

Но в то же время чем дольше идет подготовка, тем больше изменений вносит клиент в утвержденный сценарий. Меняться может все ≈ начиная от даты и времени проведения мероприятия и количества гостей и заканчивая меню и развлечениями. Поэтому мы не только информируем своих клиентов о самом первом утвержденном плане проведения банкета, но и знакомим его с »переписанным» сценарием, поскольку он всегда остается хозяином своего праздника и должен знать, какой будет в итоге программа вечера с учетом всех пожеланий и изменений.
В процессе организации подобных мероприятий мы всегда руководствуемся важным принципом — никогда нельзя обманывать клиента. Мы не обещаем исполнить неосуществимое, не делаем одного вместо другого, предупреждаем обо всех объективных причинах невозможности воплощения той или иной идеи. Помня о том, что ожидания наших гостей всегда должны оправдываться, стараемся сделать все возможное, чтобы в итоге получилось именно то, что было задумано. Но даже если какую-то просьбу клиента выполнить трудно, никогда нельзя отказывать ему совсем. Конструктивный подход, которого мы придерживаемся, помогает нам предложить другое решение вопроса и убедить гостя в достойной замене.
В любом мероприятии, независимо от его масштабов, всегда задействованы разные службы гостиницы: ресторан, гардероб, бизнес-центр, вызов такси. А значит, во время банкета важно организовать качественное обслуживание во всем. Слаженное действие всего персонала отеля, который может быть вовлечен в обслуживание банкета, — это тоже залог успешно организованного праздника и хорошего впечатления о нем. Поэтому для подготовки и проведения мероприятия нужен человек, который занимается координированием работы всех служб и является связующим звеном между отелем и клиентом. В нашей гостинице ответственность за организацию банкета от начала до конца (включая транспорт, цветы, развлечения, приглашение артистов, организацию в завершение вечера теплоходной прогулки или дополнительное привлечение-негостиничного транспорта) и контроль внутри отеля лежит на координаторе банкетной службы. Именно с разговора с ним начинается первый визит клиента, утверждается сценарий, обсуждаются его изменения и под его руководством проходит главный завершающий этап — осуществление мероприятия. На координаторе банкетной службы лежит большая ответственность, и его основная задача ≈ общение с клиентом. И от того, состоялся ли диалог и насколько он был конструктивным, зависит, получится ли сам праздник.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.